La Administración es un proceso muy particular consistente en actividades de planeación, organización, ejecución y control, que desempeñan un rol determinante para alcanzar los objetivos señalados con el uso de los recursos y habilidades de los trabajadores. «Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar».
Todas las organizaciones comerciales están sometidas a generar una eficiente administración, a producir, maximizar ganancias y minimizar costos, de tal manera que logren alcanzar el éxito en sus compañías y a la vez un buen funcionamiento, pues de ellas depende qué tan eficiente es el uso de los recursos con que cuenta la compañía, en donde se debe considerar sus operaciones que se desarrollan en un entorno que se encuentra en un constante cambio y dinamismo, por ende tienen que adaptarse y sobrellevar de manera sostenible en el tiempo.
El proceso administrativo está integrado por los siguientes elementos: planificación, organización, dirección y control.
1) Planificación: Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por lo tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden”. Es decir, la empresa debe decidir a dónde ir y cómo debe llegar. Esto requiere la evaluación de los cambios y restricciones internas y externas, pronóstico y fijación de objetivos, desarrollo de estrategias, políticas y preparación de los planes de acción.
2) Organización: Es una entidad social porque está constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultados. Esta estructura deliberadamente divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. En ese sentido, la palabra organización significa cualquier empresa humana conformada intencionalmente para conseguir determinadas metas y objetivos”. Otra definición según importantes autores dice que es la estructuración técnica de las relaciones que deben darse entre las funciones, jerarquías obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia”. Entonces, la organización es donde se decide quién hace qué. Esto requiere la definición y agrupación de actividades, la definición de responsabilidades y el establecimiento de medidas de comunicación, coordinación y control.
3) Dirección: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el fin que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados. Por lo tanto, en esta etapa la persona encargada es quién se cerciora que las demás personas sepan qué debe hacer y cuándo lo debe hacer y ejercer liderazgo para hacer que todos trabajen con sus máximas capacidades como parte de un equipo.
Las etapas de la dirección:
– Autoridad y mando: Principio del que se deriva toda la administración y por lo mismo, su elemento principal, considerado como la dirección. Este comprende la toma de decisiones.
– Comunicación: Es como el sistema nervioso de un organismo social, puesto que lleva al centro todos los elementos que deben conocerse, y de éste las órdenes de acción necesarias hacia cada órgano y célula, debidamente coordinadas.
– Delegación: Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.
– Supervisión: La función última de la administración es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.
4) Control: Es un proceso que consiste en vigilar el proceso basándose en los objetivos y norma de la planificación. El control cierra el ciclo de los procesos gerenciales pues relaciona el progreso o avance real con el qué se previó al momento de la planeación. El control consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir, mejorar y además formular nuevos planes.
Etapas en el proceso de control:
a. Establecimiento de estándares y controles: Sin estos es imposible hacer la comparación, base de todo control. Este paso es propiamente del administrador.
b. Operación de los controles: Suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
c. Evaluación de resultados: Esta función es propiamente administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación. En resumen, en esta etapa se controla y supervisa los resultados, y a su vez compararlos con los planes y tomar medidas cuando sea necesario.
En la segunda parte seguiremos profundizando estas directrices, atentos a nuestra columna que esperamos sea de gran ayuda.
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