Mi profesora de Administración nos decía: “la Planificación… reduce la incertidumbre”.
Claro, una vez que logramos planificar, tenemos mucho menos espacio a la improvisación y mientras más detallado sea el plan, menos errores podríamos cometer.
Pero la realizad de hoy, tiene como componente principal lo mismo que buscamos minimizar. Estamos en un momento en que los puntos inciertos, son los que más encontramos.
No sabemos cuándo podremos retomar la actividad normal; no tenemos estimaciones respecto a la demanda; no podemos visualizar cuanto tiempo tendremos este escenario de “veranito de San Juan” en que poco a poco comienzan las personas a salir y a mover nuevamente, poco a poco, esta tremenda industria que componen los restaurantes, café, salones de té, fuentes de soda, negocios relacionados y sus proveedores.
Nos llenamos de preguntas para poder dibujar en nuestras mentes un plan de trabajo.
¿Cuánta gente vendrá?, ¿Cuánto tiempo estarán en cada mesa?, ¿Cuántas personas debo contratar para que la espera sea corta, el servicio sea óptimo y no se escapen de las manos los costos?
Que difícil planificar, si tengo escasa información y la que tengo, es poco certera.
Entonces, se nos presenta un tremendo desafío. Planificar para esta nueva realidad, llena de incertidumbre.
Tendremos que aprender a planificarnos para reaccionar ante alzas de demandas bruscas. Tenemos que prepararnos para poder aprovechar los aumentos en el número de clientes que lleguen a querer disfrutar un rato agradable en las terrazas, o bien, haya un aumento en los productos disponibles para delivery.
Ante este escenario, debemos prepararnos. Debemos Planificar, para reaccionar ante la incertidumbre.
El plan debe considerar todos los puntos que podrían afectar el servicio, la experiencia del cliente, los tiempos de atención y el costo.
Para ello, el consejo es también, entender cuál es nuestra máxima capacidad. Cuál es el techo al que estamos preparados y al que podemos enfrentar, sin generar problemas a nuestros clientes, ni los resultados del negocio.
– Reducir la carta es un primer paso. Tener platos ganadores, de buen margen, que tengamos disponible en stock, sin arriesgar merma y que sean rápidos para lograr llevar a nuestros consumidores. En el caso de las cocinas, una adecuada mise en place será clave. También ocupar técnicas que permitan reaccionar de buena manera a pedidos de gran tamaño, como cocinar por volumen, mantener porciones congeladas y descongelar según la estimación de venta diaria. Ocupar sistema de cocción sous vide, o potenciar la venta de productos a la plancha, entre otras soluciones.
– Mantener stock de productos preelaborados y trabajar con proveedores especialistas en este tipo de productos, de manera que la cocina se preocupe de armar las recetas y tener tiempo para darle el toque de sabor y decoración que cada plato merece. Tener productos “ya adelantados”, nos permiten preparar de manera muy rápida una receta, con el mínimo de personas en la cocina.
– Tener un equipo capacitado, para que pueda orientar al cliente de mejor manera, para que sepa cuales con los tiempos de espera de algunos platos y pueda ayudar a la cocina, a entregar un buen servicio, permitiendo que el cliente, viva un gran momento. Debemos revisar con el equipo, las tareas de cada uno, esperando también recibir de ellos sugerencias que permitan ayudar a que todo sea más eficiente. ¡¡Quien mejor que nuestro equipo para dar consejos para entregar un gran servicio a nuestros clientes!!
Recordemos que muchas personas llevan tiempo esperando volver a visitar locales y buscan que la experiencia, supere las expectativas. (ver columna La Confianza).
En la medida que este nuevo periodo de adaptación avance, debemos ir revisando los logros. Debemos establecer metas y objetivos, que podrán darnos luces en que tan acertados hemos sido en nuestra planificación, de manera de continuar tomando decisiones, que nos permitan crecer, ser más eficientes, y generar mayor rentabilidad, en un escenario actual que es muy dinámico… entonces, planifiquemos como llegar allí.
