La eficiencia operacional es una iniciativa que se puede implementar en toda la cadena de valor de una empresa por muy pequeña o grande que sea, esto va desde lo administrativo, operacional, estratégico y táctico en los procesos y procedimientos que requiere el negocio para funcionar.
El concepto de mayor eficiencia o productividad operacional es lograr el objetivo de hacer más con lo mismo o hacer lo mismo con menos. Los resultados exitosos de estas estrategias en un negocio dependerán de una planificación, un control y un seguimiento de las actividades necesarias para el logro del objetivo de producir y vender los productos que la empresa comercializa. Los indicadores deben ser los adecuados para analizar los resultados que pueden ser un éxito o no según sean las expectativas de rentabilidad del negocio.
Estos indicadores van desde una simple comparación de los gastos del año anterior con el presente, la diferencia entre ingresos y costos, y la relación entre esta diferencia y el capital invertido en las operaciones, es decir, la rentabilidad sobre el patrimonio. También se requieren indicadores de las operaciones y procedimientos internos en el ejercicio de la producción, la venta y distribución, como los son la productividad, cumplimiento, rendimientos de las materias primas y eficiencia en el uso de recursos como el personal, maquinarias y procedimientos (forma de hacer las cosas).
El análisis correcto del ejercicio global a través de mencionados indicadores determinará las acciones correctivas y reforzamientos de la gestión. Los tiempos para realizar este barrido de revisiones debe ser continuo y periódico, dejar de hacerlo o hacerlo cada tantos meses solo deteriorará el estado de resultados por no atender los problemas, que se develan al analizar en el momento preciso, lo que pasa en la empresa. Analizar datos de meses pasados es solo historia, y la resignación a hacer la pérdida de lo que ya pasó, es lo único que queda por hacer. Conocer los números de la empresa y gestionarlos es tener el control absoluto, pero a tiempo.
Mi experiencia indica que los errores más comunes al llevar a cabo una estrategia de eficiencia operacional, cumplimiento de costos establecidos y mejoramientos de procesos y procedimientos, se basan principalmente en que no se realiza un proceso de gestión de cambio enfocado en los trabajadores; asimismo, muchas organizaciones al momento de efectuar los cambios o mejoras, no consideran todos los impactos en beneficios y costos, ni la implementación de reportes claros que permitan las acciones correctivas que cambien los resultados indeseados.
Toda empresa u organización, sea pequeña o mediana, puede desarrollar sus capacidades para enfrentar este tipo de desafíos. Para ello, existen varias cosas que pueden hacer, entre las que se encuentran: utilización de sistemas tecnológicos que las ayuden a gestionar de mejor manera sus costos, optimizar sus procesos en forma sistemática, llevar un control de estos y el establecimiento de indicadores que representen como se han hecho las cosas.
La productividad es el resultado que obtenemos de un proceso en relación con los recursos empleados y el esfuerzo que supone. Por esto, entendemos también que un proceso es eficiente cuando aprovecha al máximo cada recurso disponible. Ejemplo: Horas Hombre/kilos de producción.
La eficiencia operacional es lograr alcanzar la combinación correcta de personas, procesos y tecnología manteniendo los costos de sus operaciones al nivel establecido …la necesidad de ser eficientes es una cuestión de supervivencia para las empresas especialmente en este momento de incertidumbre global. Ejemplo: Horas Proceso Real/Horas proceso Estándar. Todos buscamos mejorar, reducir costos y ser más eficientes, pero no es suficiente únicamente con soluciones tecnológicas o mejoras parciales de procesos. Hay que buscar y conseguir eficiencias operacionales más profundas y duraderas, y la única manera de alcanzarlos es trabajando con las personas y gestionando los procesos y procedimientos, creando así un entorno de trabajo proactivo, y no reactivo, alineando de manera eficiente los procesos y recursos empresariales a la estrategia, objetivos y metas trazados.
Estos tiempos de pandemia nos obliga a implementar mejoras, ahorros, estrategias de venta, mejoras en la utilización de recursos, mejoramiento en la gestión de compras, agudizar la gestión de la liquidez y otras actividades que nos permitan mantener vivo el negocio, es una buena oportunidad para mirar seriamente que trabajar en forma correcta, planificando, controlando y gestionando con resultados periódicos podemos aumentar la brecha entre los costos y el precio de venta.
Por último, les comento que en RedBakery tenemos un proyecto que aborda esta temática y permite que su empresa sea más eficiente, su nombre es Save Your Money. Cualquier requerimiento no dude en contactarnos al fono: +56 232497116.
Claudio Ríos Lara
Ingeniero en Alimentos
Jefe de Producción Milanos Pizza
Consultor proyectos especiales RedBakery
